KD.3.9. Menerapkan prosedur Kegiatan rapat (telekonferensi)

SITI RUMDUNI

X AP 1

Prosedur Pertemuan/Rapat

Pengertian Teleconference

Teleconference atau telekonferensi atau teleseminar adalah komunikasi langsung di antara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu sistem telekomunikasi.

Teleconference adalah pertemuan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dilakukan melewati telefon atau koneksi jaringan. Pertemuan tersebut bisa menggunakan suara (audio conference) atau menggunakan audio-video (video conference) yang memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan mendengar apa yang dibicarakan, sebagaimana pertemuan biasa. Dalam telekonferensi juga dimungkinkan menggunakan whiteboard yang sama dan setiap peserta mempunyai kontrol terhadapnya Jadi, juga berbagi aplikasi.

Sistem telekomunikasi dapat mendukung teleconference karena menyediakan satu atau lebih dari berikut ini: audio, video, dan / atau layanan data oleh satu atau lebih berarti, seperti telepon, komputer , telegraf, teletip, radio, dan televisi.

Di Indonesia, terdapat beragai layanan teleconference melalui telepon baik fixed maupun mobile (Audio Conference) yang mempunyai kemampuan untuk melayani percakapan sampai 30 pemanggil dalam satu konferensi. Jumlah peserta dapat diatur sesuai dengan keinginan penyelenggara konferensi. Sistem conference atau konferensi juga bisa dilengkapi dengan PIN (Personal Identification Number) sehingga menjamin kerahasiaan suatu konferensi dari pemanggil yang tidak diundang dalam telekonferensiatau teleconference tersebut.

MENGENAL JENIS-JENIS TELEKONFERENSI

Telekonferensi (teleconference) merupakan pertemuan atau percakapan berbasis elektronik secara langsung (live) di antara tiga atau lebih partisipan manusia atau mesin yang dihubungkan dengan suatu sistem telekomunikasi.

Saat ini dikenal tiga jenis telekonferensi yang sering digunakan, baik untuk keperluan bisnis ataupun kegiatan-kegiatan sosial, yaitu :

1. Audio Conference (Conference Call)

Audio Conference atau disebut juga conference call adalah percakapan dua atau lebih partisipan dengan menggunakan fasilitas telepon dimana komunikasi yang terjadi antara partisipan hanya dalam bentuk suara (audio).

Dari semua jenis telekonferensi, Conference Call paling popular karena memiliki kelebihan sebagai berikut :

• Partisipan hanya perlu menggunakan telepon biasa untuk melakukan telekonferensi tanpa alat atau software tambahan.
• Dapat digunakan kapan dan dimana saja tanpa perlu melakukan konfigurasi perangkat yang akan digunakan.
• Tanpa perlu koneksi internet yang cepat. Karena layanan panggilan konferensi ini menggunakan jalur telepon, maka anda tidak perlu mempunyai jalur koneksi internet yang cepat. 

Untuk melakukan conference call, para partisipan diharuskan menelepon nomor tertentu yang akan menyambungkan mereka ke conference bridge (peralatan khusus yang menghubungkan jalur-jalur telepon yang masuk menjadi satu) yang disediakan oleh provider conference call. Biasanya ada biaya tambahan yang dikenakan oleh provider conference call bagi penggunanya.

2. Video Conference

Video conference adalah teknologi komunikasi yang mengijinkan terjadinya komunikasi dari beberapa lokasi yang berbeda yang secara simultan dapat mengirimkan gambar video dan suara.

Untuk melakukan video conference dapat memanfaatkan teknologi jaringan IP (melalui internet) dan teknologi ISDN (Integrated Services Digital Network).

Meskipun video conference memiliki kelebihan dengan adanya tampilan visual (video), penggunaan fasilitas telekonferensi ini masih kurang populer di Indonesia karena beberapa hal berikut :

• Dibutuhkan perangkat khusus seperti video input (video camera atau webcam) dan video output (monitor), audio input (microphone) dan audio output(speaker) serta fasilitas data transfer (jaringan telepon ISDN, LAN atau Internet)
• Biaya yang relatif mahal

Saat ini video conference lebih banyak digunakan oleh media televisi dan perusahaan-perusahaan berskala besar. Selain video conferencing yang membutuhkan perangkat-perangkat khusus, ada juga layanan video conferencing yang hanya membutuhkan komputer / laptop. Tipe-tipe video conferencing ini juga bisa disebut Cloud Video Conferencing atau Cloud Meeting. Mengapa dipanggil cloud / komputasi awan? Karena, hanya dengan perangkat laptop / komputer biasa dan koneksi internet yang bagus, anda bisa melakukan video conferencing. 

3. Web Conference

Web conference atau biasa juga disebut webinars adalah fasilitas telekonferensi interaktif yang menawarkan fitur data stream (aliran data) lebih lengkap dimana partisipan dapat berkomunikasi secara simultan menggunakan teks, suara, video hingga berbagi file (file sharing) atau melakukan slide presentation.

Untuk menjalankan web conference biasanya menggunakan aplikasi (software) khusus yang disediakan oleh provider web conference dengan cara berlangganan, dan memanfaatkan teknologi internet khususnya TCP/IP connection.

Berbeda dengan video conference, untuk melakukan web conference cukup menggunakan perangkat komputer yang dilengkapi dengan perangkat multimedia yang memadai seperti webcam, microphone dan speaker, serta koneksi internet.

Dengan fitur yang lebih banyak, perangkat web conference lebih sederhana dibanding video conference biasa.

Web conference banyak digunakan untuk kegiatan-kegiatan seperti seminar atau workshop online.

MANFAAT TELECONFERENCE DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN.

Dalam era kompetisi seperti saat ini, kecepatan dan ketepatan dalam mengambil keputusansangat menentukan. Untuk institusi yang memiliki satuan ker ja yang terpisah-pisah, kendalautama dalam pengambilan keputusan adalah masalah jarak dan waktu. Sangatlah sering parapimpinan melakukan perjalanan yang cukup jauh untuk sekedar menghadiri rapat yang mungkinhanya berlangsung dalam hitungan jam, tetapi effort yang diberikan sangat besar.

Adapun faktor-faktor yang mendorong memanfaatkan teknologi ini adalah :

1. waktuketerbatasan waktu sangat mempengaruhi bagi setiap individu khususnya bagi para pengambilkeputusan, hal ini disebabkan oleh kesibukan dari aktifitas individu tersebut.

2. BiayaFaktor ini sudah jelas bahwa dibeberapa tempat untuk bisa mengundang seorang datang ke suatutempat lain membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Mulai dari biaya tiket pesawat, biaya travelperjalanan, biaya transpot, biaya penginapan, dll.

3. Jarak Faktor ini juga mempengaruhi mengapa sangat dibutuhkannya teknologi ini. Di beberapa tempat,Jarak untuk mencapai suatu tempat sangatlah jauh dan terkadang sulit untuk dicapai sehinggamembutuhkan tenaga dan waktu yang lebih banyak dibandingkan yang dibutuhkan untuk menghadiri pertemuan tersebut. Hal ini menyebabkan adanya ketidakefisienan pemanfaatantenaga & waktu karena jarak yang terlalu jauh.Dengan membahas secara lisan dan saling melihat dari bahasa tubuh dengan menggunakantelecoference, setiap peserta dapat berbagi informasi dan segera memberikan tanggapan atauumpan balik, semua tanpa harus bertemu satu sama lain secara langsung.

Beberapa pemanfaatan teleconference dalam pengambilan keputusan di berbagai bidang:

1. Bidang Ekonomi, Dengan video-conference pengusaha dapat melakukan pertemuan-pertemuan bisnis pentingdengan biaya yang lebih murah dan waktu yang lebih hemat dibandingkan harus melakukanperjalanan bisnis ke luar negeri.

2. Bidang Pendidikan, Teleconference membantu pekerja dari berbagai negara dan budaya yang berbeda dan belajar dari satu sama lain. Virtual lapangan juga terlihat dengan penggunaan teknologi ini, khususnya para pekerja yang terisolasi secara geografis, secara ekonomis atau tidak.

3. Bidang Medis, Teleconference juga dapat membantu pengambilan keputusan dalam hal berbagi diagnosa, konsultasi, dan transmisi foto medis diperlukan. Dengan penggunaan Teleconference, pasien dapat dikontrol dengan baik oleh dokter dan perawat baik secara rutinatau dalam situasi darurat, sehingga menyimpan lebih hidup dan membuat penggunaan manfaatkesehatan.Syarat dasar teleconference dapat dilaksanakan.komponen yang dibutuhkan untuk sebuah sistem teleconference diantaranya : Video input, camera video atau webcamo Video output, monitor computer atau proyektorAudio input, microphoneso Audio output, speaker atau headphone.

TUJUAN TELECONFERENCE

            Untuk komunikasi yang dilakukan biasanya oleh dua orang atau lebih menggunakan sistem komunikasi bisa berupa suara (audio) saja atau yang biasa disebut dengan audio conference atau bisa juga menggunakan sistem video atau audio yang biasa disebut dengan video conference.

Keunggulan dan kelemahan

A. Dalam Bidang Sosial

Keuntungan :

1.    Kemajuan teknologi komunikasi yang cepat dapat mempermudah komunikasi antara suatu tempat dan tempat yang lain.

Kerugian :

1.    Dengan semakin pesatnya komunikasi membuat bentuk komunikasi berubah yang asalnya berupa face to face menjadi tidak. Hal ini dapat menyebabkan komunikasi menjadi hampa.

2.    Seseorang yang terus menerus bergaul dengan komputer akan cenderung menjadi seseorang yang individualis.

3.    Dengan pesatnya teknologi informasi baik di internet maupun media lainnya membuat peluang masuknya hal-hal yang berbau pornografi, pornoaksi, maupun kekerasan semakin mudah.

4.    Kemajuan TIK juga pasti akan semakin memperparah kesenjangan sosial yang terjadi di masyarakat antara orang kaya dan orang miskin.

5.    Maraknya cyber crime yang terus membayangi seperti carding, ulah cracker, manipulasi data dan berbagai cyber crime yang lainnya

6.    Menurut Paul C Saettler dari California State University, Sacramento, Satu hal yang pasti, interaksi anak dan komputer yang bersifat satu (orang) menghadap satu (mesin) mengakibatkan anak menjadi tidak cerdas secara sosial.

B. Dalam Bidang Pendidikan

Keuntungan :

1.    Informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk kepentingan pendidikan.

2.    Inovasi dalam pembelajaran semakin berkembang dengan adanya inovasi e-learning yang semakin memudahkan proses pendidikan.

3.    Kemajuan TIK juga akan memungkinkan berkembangnya kelas virtual atau kelas yang berbasis teleconference yang tidak mengharuskan sang pendidik dan peserta didik berada dalam satu ruangan.

4.    Sistem administrasi pada sebuah lembaga pendidikan akan semakin mudah dan lancar karena penerapan sistem TIK.

Kerugian :

1.    Kemajuan TIK juga akan semakin mempermudah terjadinya pelanggaran terhadap Hak Atas Kekayaan Intelektual (HAKI) karena semakin mudahnya mengakses data menyebabkan orang yang bersifat plagiatis akan melakukan kecurangan.

2.    Walaupun sistem administrasi suatu lembaga pendidikan bagaikan sebuah system tanpa celah, akan tetapi jika terjadi suatu kecerobohan dalam menjalankan sistem tersebut akan berakibat fatal.

3.    Salah satu dampak negatif televisi adalah melatih anak untuk berpikir pendek dan bertahan berkonsentrasi dalam waktu yang singkat (short span of attention).

C. Dalam Bidang Ekonomi

Keuntungan :

1.    Semakin maraknya penggunaan TIK akan semakin membuka lapangan pekerjaan.

2.    Bisnis yang berbasis TIK atau yang biasa disebut e-commerce dapat mempermudah transaksi-traansaksi bisnis suatu perusahaan atau perorangan

3.    Dengan fasilitas pemasangan iklan di internet pada situs-situs tertentu akan mempermudah kegiatan promosi dan pemasaran suatu produk.

Kerugian :

1.    Dengan mudahnya melakukan transaksi di internet menyebabkan akan semakin memudahkan pula transaksi yang dilarang seperti transaksi barang selundupan atau transaksi narkoba.

2.    Hal yang sering terjadi adalah pembobolan rekening suatu lembaga atau perorangan yang mengakibatkan kerugian financial yang besar.

D. Dalam Bidang Pemerintahan

Keuntungan :

1.    Tenologi Informasi dan Komunikasi yang dikembangkan dalam pemerintahan atau yang disebut e-government membuat masyarakat semakin mudah dalam mengakses kebijakan pemerintah sehingga program yang dicanangkan pemerintah dapat berjalan dengan lancar.

2.    e-government juga dapat mendukung pengelolaan pemerintahan yang lebih efisien, dan bisa meningkatkan komunikasi antara pemerintah dengan sektor usaha dan industri.

3.    Masyarakat dapat memberi masukan mengenai kebijakan-kebijakan yang dibuaat oleh pemerintah sehingga dapat memperbaiki kinerja pemerintah.

Kerugian :

1.    Semakin bebasnya masyarakat mengakses situs pemerintah akan membuka peluang terjadinya cyber crime yang dapat merusak system TIK pada e-government. Misalnya kasus pembobolan situs KPU ketika penyelenggaraan Pemilu oleh seorang cracker.

5. Sarana/Perangkat yang digunakan dalam kegitan Teleconference :

a.       Device atau perangkat yaitu alat yang di gunakan untuk teleconference.

b.      Perangkat lunak yaitu software/aplikasi yang di gunakan. Yang paling populer adalah skype,whatsapp(untuk handphone), VMEET(untuk komputer).

c.       Koneksi internet untuk melakukan teleconference kita harus mempunyai koneksi internet yang stabil agar komunikasi bisa nerjalan dengan lancar.

d.      Video input

·         Kamera video/ webcam untuk merekam kegiatan konferensi/pertemuan tersebut.

e.       Video output

·         Monitor komputer

·         Proyektor untuk menyambungkan teleconference agar dapat di lihat oleh orang banyak.

f.       Audio input

·         Mikrofon

g.      Audio output

·         Pengeras suara untuk mengeraskan suara

Langkah-langkah menyelenggarakan/mengikuti teleconference :

Menyelenggarakan konferensi sangat membutuhkan penanganan yang khusus. Langkah pertama Anda harus mampu menguraikan kegiatan tersebut; tentang tujuannya, tahap-tahap yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut, orang-orang yang akan dijadikan sebagai panitia, dsb. Berikut langkah-langkah menyelenggarakan conferensi

1.     Mempersiapkan detail program dengan semua orga-nisator konferensi untuk menjamin tercapainya tujuan pengorganisasian.

2.     Menghubungi pembicara-pembicara tamu, orang-orang kunci (key persons) dalam bidang yang menjadi tema konferensi, pejabat penting pemerintah, dan sekaligus meminta jaminan mereka untuk bersedia hadir pada konferensi

3.     Mengatur tempat berlangsungnya konferensi, perincian akomodasi, dan menandatangani berbagai kontrak penyewaan, seperti tempat penyelenggaraan konferensi, hotel, dsb. Anda pasti memerlukan ruang pertemuan/ konferensi, ruang panitia, tempat parkir, pengawasan keamanan, dll. Kesiapan akomodasi ini perlu diperiksa untuk menjamin terlaksananya konferensi dengan sukses

4.     Satu hal penting yang perlu dipikirkan adalah biaya konferensi. Jika Anda/institusi penyelenggara kon-ferensi menghadapi kesulitan biaya, maka Anda perlu menghubungi beberapa badan/departemen pemerintah yang mempunyai kaitan langsung dengan tema konferensi, Anda juga bisa menghubungi perusahaan-perusahaan khususnya yang berkecimpung dalam bidang yang sejalan dengan tema konferensi untuk meminta bantuan dana bagi penyelenggaran konferensi tersebut.

Khusus untuk perusahaan ini, mereka pun sebenarnya bisa mengambil keuntungan dari penyelenggaran konferensi, misalnya karena nama/iklan perusahaan bisa disisipkan dalam buku kumpulan abstrak konferensi atau berbagai bentuk iklan atau promosi lain sesuai yang disepakati.

5.      Menyampaikan rencana konferensi ke khalayak umum. Selain harus membuat brosur atau leaflet tentang penyelenggaraan konferensi (yang harus mencakup jadwal, tempat, tema, dsb.), Anda pun perlu mengumumkannya lewat berbagai majalah ilmiah atau bahkan di surat kabar harian.

6.     Menyiapkan undangan, catatan-catatan program di mana tanggal, tempat, waktu harus diperiksa dengan baik. 

7.      Pada beberapa konferensi yang sungguh-sungguh dipersiapkan, seringkali panitia menyediakan satu map berisi materi konferensi, buku catatan, alat tulis, dll untuk dibagikan kepada semua peserta. Jika mungkin map ini pun mesti Anda persiapkan.

Panduan Menggunakan Video Conferencing

·        Masuk kehalaman Back Office anda lalu “Klik” “Video Communication Center Home”

·        Setelah itu “Klik” “Video Conferencing”

·        Setelah itu “Klik” “My Meeting” untuk membuat jadwal Video Konferensi Anda

·        Tunggu sampai proses “Loading” selesai

·        “Klik” pada daftar tanggal yang akan anda adankan Video Konferensi lalu “Klik” “New Meeting”

·        Isi kolom dengan nama Meeting Anda dan jangan lupa “Centang” “Allow Guest” setelah itu “Klik” “Submit”

·        Contoh pengisian Form Video Konferensi

·        Untuk menggundang teman anda lewat email untuk menghadiri Video Konferensi anda “Klik” “Invite”

·        “Klik” “Invite by Email” untuk mengundang teman anda lewat Email atau “Group Invite” untuk menggundang teman yang sudah ada di daftar Group yang anda buat.

·        Untuk masuk kedalam Video Konferensi anda “Klik” link yang telah tersedia

·        Tunggu sampai Proses Loading selesai.

·        Masukkan Nomer ID dan Password Anda. Jika anda sebagai Tamu dalam Video Konferensi jangan lupa mengisi Nama Anda pada kolom “Latest Guest Name”

·        Setelah semua Proses selesai Anda dapat menggunakan fasilitas Video Konferensi. Anda Dapat Mengirimkan Undangan Video Konferensi Kapan saja, Dimana Saja Jumlah Undangan Tidak Terbatas.

HAMBATAN ATAU GANGGUAN YANG SERING TERJADI DALAM TELECONFERENCE.

1.      Tidak semua daerah terjangkau oleh adanya sinyal internet sehingga sulit untuk terhubung dengan seseorang yang ada di daerah terpencil yang tidak ada jaringan internet

2.      Jika seseorang yang tidak mengerti dengan teknologi akan lebih sulit dan tidak akan efisien dan teleconference berjalan tidak lancar.

3.      Jika koneksi tidak  stabil dan tedak lancar akan meghambat jalanya konferensi atau suatu pertemuan

4.      Harus koneksi ke jaringan yang baik dan stabil

Teleconference adalah penggunaan video/teknologi suara dan komputer yang memungkinkan orang pada lokasi yang berjauhan untuk saling melihat, mendengar, dan berbicara satu sama lain. konferensi video dimana data yang di-transmisikan adalah dalam bentuk video atau audiovisual.

Teknologi video conference ini sangat efisien bagi perusahaan, terutama yang memiliki cabang-cabang perusahaan yang letaknya cukup jauh. Hal ini dikarenakan tekhnologi ini mengurangi biaya perusahaan yaitu biaya perjalanan untuk keperluan rapat atau pertemuan, biaya penginapan, konsumsi dll. Selain itu teknologi video conference ini dapat memungkinkan orang yang tidak dapat berpergian dapat saling berkomunikasi secara tatap muka.

B. Pengertian Rapat Dan Jenis-Jenis Rapat

Rapat dapat diartikan pertemuan atau komunikasi yang dilakukan oleh beberapa orang untuk membahas atau menyelesaikan permasalahan yang terjadi dalam organisasi tersebut :

1. Berdasarkan tujuan
a. Rapat penjelasan (teaching conference)
 Adalah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada peserta rapat mengenai kebijakan yang telah diambil oleh pimpinan organisasi.
b. Rapat pemecahan masalah (problem solving conference)
Adalah rapat yang bertujuan untuk mencari pemecahan masalah yang sedang dihadapi.
c. Rapat perundingan (negotiation conference)
Adalah rapat yang diadakan karena ada dua pihak yang berkepentingan, apabila tidak dirundingkan dapat mengakibatkan timbulnya pertikaian atau perselisihan.

2. Berdasarkan sifatnya
a. Rapat formal
Adalah rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu menurut ketentuan yang berlaku dan pesertanya secara resmi mendapat undangan.
b. Rapat informal
Adalah rapat yang diadakan tanpa terpogram dan tidak berdasarkan suatu perencanaan formal.
c. Rapat terbuka
Adalah rapat yang pesertanya tidak terbatas, artinya semua anggota dapat hadir tanpa undangan resmi.
d. Rapat tebuka
Adalah rapat yang dihadiri hanya orang-orang yang mendapatkan undangan saja.

3. Berdasarkan frekuensinya
a. Rapat rutin
Adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya dan sesudah terprogram.
b. Rapat insidental
Adalah rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung pada masalah yang dihadapi.

4. Berdasarkan jangka waktunya
a. Rapat mingguan, yaitu rapat yang dilakukan tiap satu minggu sekali.
b. Rapat bulanan, yaitu rapat yang diselenggarakan tiap satu bulan sekali.
c. Rapat semesteran, yaitu rapat yang dilakukan tiap enam bulan sekali.
d. Rapat tahunan, yaitu rapat yang dilakukan tiap setahun sekali biasanya pada akhir tahun/tutup tahun.

C. Perangkat Teleconference

Perangkat Teleconference merupakan alat untuk melakukan pertemuan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dilakukan melewati telephone atau koneksi jaringan. Pertemuan tersebut bisa menggunakan suara (audio conference) atau menggunakan     audio-video (videoconference) yang memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan mendengar apa yang dibicarakan, sebagaimana pertemuan biasa. Sistem telekomunikasi dapat mendukung teleconference karena menyediakan satu atau lebih dari berikut ini: audio, video, dan / atau layanan data oleh satu atau lebih berarti, seperti telepon, komputer , telegraf, teletip, radio, dan televisi.

D. Macam - Macam atau Jenis Teleconference

Jenis Teleconference ada beberapa, yaitu :

 1. Audio Conference 

     adalah pertukaran informasi hanya melalui suara dengan medium panggilan telepon yang menghubungkan tiga atau lebih suara saluran telepon dalam waktu yang bersamaan. Audio Conference memiliki kelebihan dibanding web conference dan video conference, karena biaya yang relatif murah. Namun kelemahan dari Audio Conference adalah hilangnya koneksi personal dalam bisnis ketika hanya suara koneksi hanya suara koleganya saja yang bisa terdengar. Saat beberapa pihak terlibat dalam satu pembicaraan dalam percakapan telepon dalam satu panggilan secara bersamaan, maka kemungkinan pihak tersebut berbicara dalam satu waktu yang sama menjadi lebih besar.

 2. Web Conference 

     adalah dimana presentasi atau dokumen dapat dibagi dan disebarluaskan melalui internet. Keuntungan utamanya adalah presenter dokumen dapat memberi penjelasan mendetail mengenai suatu dokumen, sementara web  lain dapat secara serempak melihat dokumen presentasi tersebut.

 3.VideoConference
  adalah  layanan yang menyediakan fasilitas untuk mempertemukan dua pihak atau lebih yang berada dilokasi yang berbeda, menggunakan jaringan komputer dengan komunikasi audio dan video.

E.Kegunaan atau Manfaat Teleconference

A.  Bagi pelajar

Ø Bisa dibuat untuk percontohan [ada pelajar atau siswa agar mengerti tentang bagaimana penggunaan   teleconference itu sendiri    

Ø Menambah wawasan bagi pelajar tentang apa itu teleconference

Ø Memudahkan siswa saat akan melakukan kegiatan teleconference sendiri 

B.  Bagi Guru

Ø Mengajarkan pada murid muridnya tentang telecoference 

Ø Membuat murid mengenal teleconference sejak remaja agar mudah pengaplikasian saat dewasa

C. Bagi Perusahaan

Ø Memudahkan perusahaan dalam hal jarak tempuh yang jauh dan sebagainya 

Ø Memudahkan perusahaan membahas masalah bersama walau tidak berada pada satu tempat yang sama 

F. Manfaat Teleconference

a.  Membantu individu maupun kelompok untuk dapat berkomunikasi
dengan lebih mudah dan relatif murah dalam pelaksanaan konseling.

b.   Memberikan kesempatan kepada individu untuk berkomunikasi lebih
baik dengan menggunakan informasi yang mereka terima tanpa perlu
bertemu secara fisik (cyber counseling).

c.    Memungkinkan konseling tidak merasa malu/canggung yang bisa
dilakukan kapan dan dimana saja

d.   Walaupun kegiatan konseling dilakukan dengan jarak jauh namun
kerahasian konseli harus tetap terjaga.

e.  Dapat menghemat waktu konselor karena dapat melakukan layanan
dimana saja walaupun tempatnya berjauhan

 G. Tujuan Dari Teleconference 

Tujuan menggunakan teleconference adalah memudahkan seseorang atau orang banyak dalam meringkas waktu. Karena waktu yang seharusnya digunakan untuk menuju tempat yang sama tersebut bisa digunakan untuk hal lain yang lebih membutuhkan. Karena kita telah melakukan kegiatan teleconference untuk bisa mendengar dan melihat langsung dengan jelas orang yang ingin kita temui melalui media tersebut.Tanpa perlu bersusah payah menghabiskan banyak waktu yang kita punya.

H. Keunggulan dan Kelemahan Teleconference

Keunggulan Teleconference

Ø Tidak adanya kepemilikan metode dalam mengakses Internet denga standar WAP baik pada isi maupun layanan.

Ø Menghemat biaya

Ø Menghemat waktu

Kelemahan Teleconference

Ø Konfigurasi telepon seluler untuk service WAP masih termasuk sulit 

Ø Jumlah telepon seluler yang mendukung WAP masih terhitung sanagt sedikit.

Ø Harga masih terbilang mahal untuk dimiliki sehingga hanya perusahaan atau organisasi tertentu yang mempunyai cukup dana dan sangat membutuhkan yang memiliki konferensi video.

Prosedur adalah urutan langkah-langkah yang harus ditempuh dalam melakukan suatu kegiatan secara sistematis sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. Prosedur rapat berkaitan erat dengan beberapa tahapan kegiatan yang harus dilakukan dalam pelaksanaan pertemuan/rapat, dan sesuai dengan ketentuan umum yang berlaku dalam rapat. Prosedur pertemuan/rapat yang harus dilakukan antara lain sebagai berikut.

a. Menentukan Masalah dan Tujuan Pertemuan/Rapat

Setiap rapat yang akan diselenggarakan harus memiliki maksud atau tujuan dan masalah apa yang akan dibahas dalam pertemuan/rapat tersebut. Misalnya, tujuan pertemuan/rapat itu untuk memecahkan suatu masalah, membuat sebuah keputusan, atau hanya mengumpulkan informasi.

b. Mempersiapkan Perlengkapan/Peralatan Pertemuan/Rapat

Perlengkapan pertemuan/rapat harus dipersiapkan sebelum rapat dimulai. Mempersiapkan perlengkapan pertemuan/rapat itu meliputi penyediaan papan tulis; spidol; flip-chart (media tulis); overhead projector atau slide projector; LCD; tape recorder untuk merekam jalannya rapat (jika perlu); laptop/komputer beserta perangkat lunak dan keras pendukungnya; alat-alat kelengkapan menulis seperti misalnya jepit kertas, klip kertas, perfurator, stapler dengan isinya, gunting, cutter, peruncing pensil, dan lain-lain. Segala perlengkapan/peralatan tersebut di atas harus dipersiapkan dan tersedia pada waktu rapat dilaksanakan.

c. Menyediakan Tempat Pertemuan/Rapat

Mempersiapkan ruangan atau tempat rapat sangat diperlukan. Hal ini harus dilakukan sebelum rapat diselenggarakan dan sebelum undangan dikirim kepada peserta pertemuan/rapat. Ruangan sebaiknya dipilih yang nyaman dan sesuaikan dengan jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Kalau melibatkan instansi di luar kantor, periksa kembali jumlah orang yang akan hadir pada rapat tersebut karena akan memengaruhi kapasitas ruangan, jumlah meja maupun kursi yang harus disiapkan, sekaligus jumlah snack atau makanan yang hendak disediakan. Atur pula tata letak meja dan kursi sesuai dengan keperluan rapat dan tata ruangan rapat sebaik mungkin.

d. Membuat Daftar Acara Pertemuan/Rapat

Daftar acara harus dibuat dan disusun sebelum pertemuan/rapat dimulai. Daftar acara itu dapat dibuat dengan cara membuat pokok-pokok acara dalam garis besar. Rancanglah acara rapat tersebut dengan efektif agar tak buang waktu. Daftar acara itu dapat meliputi jadwal pembukaan acara pertemuan/rapat, pembahasan materi pokok rapat, waktu istirahat, penutupan rapat, dan sebagainya.

e. Mempersiapkan Peserta Pertemuan/Rapat

Sebelum pertemuan/rapat dimulai, peserta rapat harus dipersiapkan terlebih dahulu. Persiapan itu dapat meliputi pembuatan daftar orang-orang yang akan diundang dalam pertemuan/rapat tersebut, mempersiapkan konsep surat undangan dengan baik, memeriksa dan mempertimbangkan kembali daftar orang-orang yang harus diundang dalam pertemuan/rapat berdasarkan kontribusi mereka dalam agenda rapat tersebut. Menempatkan peserta sesuai dengan fungsi dan kedudukannya seperti menentukan pemimpin rapat, moderator (jika diperlukan), serta notulen rapat. Sehari sebelum pelaksanaan rapat, pastikan kehadiran orang-orang yang diundang dalam kegiatan pertemuan/rapat itu. Jika tidak bisa hadir, minta mereka menunjuk orang-orang yang kompeten terhadap masalah yang hendak dibahas untuk mewakilkannya.

f. Mempersiapkan Bahan Pertemuan/Rapat

Mempersiapkan bahan pertemuan/rapat bagi peserta pertemuan/rapat sangat diperlukan sebelum rapat dimulai. Bahan-bahan itu dapat berupa daftar acara atau agenda pertemuan/rapat yang akan dilaksanakan, hasil rapat yang lalu, kertas-kertas kerja dari para peserta yang akan dibahas, dan sebagainya.

g. Mencatat Hasil Rapat

Hasil-hasil rapat harus dicatat oleh seorang notulen. Seorang notulen atau notulis harus mampu mencatat jalannya acara rapat. Hal yang dicatat itu berupa inti-inti pembicaraan selama berlangsungnya acara pertemuan/rapat. Hasil-hasil rapat yang dicatat oleh notulen ini disebut notula rapat.

h. Pendistribusian Hasil Rapat

Notula rapat atau hasil rapat harus diketik rapi, kemudian diperbanyak atau digandakan dan dikirimkan atau didistribusikan kepada peserta rapat, baik yang hadir maupun yang tidak hadir pada waktu rapat, atau dikirim kepada pihak luar/ekstern. Hasil rapat tersebut juga dapat diberitahukan melalui pesawat telepon atau media komunikasi lainnya kepada anggota atau peserta rapat.

i. Melakukan Kegiatan Tindak Lanjut Hasil Rapat

Hasil-hasil rapat yang telah diputuskan harus ditindaklanjuti agar tujuan rapat yang telah ditetapkan sebelumnya benar-benar tercapai. Apabila rapat yang diselenggarakan tersebut merupakan rapat yang bersifat periodik, maka Anda dapat mengikutsertakan lembaran atau slip yang meminta keterangan dari para anggota mengenai bisa atau tidaknya ia menghadiri pertemuan yang akan datang, terutama untuk menindaklanjuti hasil rapat sebelumnya. Berdasarkan hasil keterangan peserta dalam slip ini, Anda dapat membuat daftar peserta yang akan hadir dalam pertemuan mendatang.

Top of Form

Bottom of Form